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 引き継ぎノートはレシピ集 |
与えられた仕事を最後まできちんとこなすのも円満退職の基本です。
その他の退職手続きに追われ、いつも以上の激務となるかもしれませんが、退職後の業務に支障がでないよう、より完璧な引継ぎを目指すようにしましょう。
理想とされる引継ぎ完了日は退職予定日の１週間前だといわれています。
１週間の猶予があれば、万が一イレギュラーなケースが起こったとしても落ち着いて
対処できるからです。
そのためには、退職日より１週間前をひとつの起点とし、逆算してスケジュールを
立てていく必要があります。
取引先へ後任者を紹介する場合については次項の取引先とのやり取りは？を参照していただくとして、ここでは、社内業務をどうやって後任に説明すれば良いかについてみていきましょう
まず、かならず引継ぎ用のレジュメ（ノート）を作成するようにしてください。
自分の担当していた業務ですから、自分自身では頭の中で整理できていると思いますが、それを口頭で説明する事はおそらく困難であるからです。
仮に説明できたとしても、それを即座に理解できる後任者などいないでしょう。
明文化することで自分でも漏れがないか確認する事ができますし、万が一後任者が決まっていないという場合でも、あとに引き継いだ者が確認しやすいというメリットがあります。
ノートには以下のような項目を記載するようにしましょう。
| 項目一覧 |
| 業務について |
■ 各業務内容の詳細
■ 各業務内容の優先順位
■ 各業務内容の進行状況
■ 各業務内容のスケジュール
■ 各業務内容のトラブル履歴と対処法
■ 提出書類の作成方法とポイント
■ 以前に作成した書類の保管場所
■ 業務に必要な情報源（雑誌・新聞・参考図書） |
| 取引先について |
■ 取引先ごとの業務内容
■ 担当者に関する情報
■ 接待などに使用していた店の一覧 |
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もちろんこれは大まかな例であり、作成者でなければ盛り込めない情報も多々あるはずです。
ある種、料理のレシピ集のようなものですから、あなただけが知っている隠し味や裏技などを何気なく記入しておくのも良いかもしれません。
後任者からすれば、これほど心強いマニュアルは他にないでしょう。 |
しかし、ただ闇雲に文書化すれば良いというものではないのが難しいところです。
初めてパソコンを購入した時の説明書が、横文字や専門用語でビッシリ埋まっていたらどうでしょうか？
おそらく設定する気もおきないはずです。
やはりここは、グラフや表を使ったり、フローチャート化したりと、視覚的にも把握しやすいものに仕上げるよう努力したいところでしょう。
仕上がった引継ぎノートは上司に確認してもらうのも忘れないようにしてください。
後任者が決定していれば、ノートを使いながら、退職までの数日間だけでも業務を共にすると微妙なアラも修正する事ができ、さらに完璧なものが作成できます。
次項：取引先とのやり取りは？
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